MISSION D’EVALUATION CRÈCHE HOSPITALIERE – JUIN 2019

MISSION D’EVALUATION  CRÈCHE HOSPITALIERE
HOPITAL REGIONAL DE KANKAN
DU 8 AU 23 JUIN 2019

 

Référente :

Josiane OURLIAC

Directrice de crèche

 

 

OBJECTIFS :

– évaluation de la fonction de direction

– évaluation de l’activité

– rencontrer la direction de l’hôpital et échanger sur les perspectives de la crèche

– rencontrer les familles et le comité de gestion

– réfléchir à une possible extension avec Mr Magassouba et EDA en fonction de l’activité …

 

ETAT DES LIEUX
L’ÉQUIPE est composée de 5 personnes :

– La direction comporte 2 personnes
Mme CONDE Gnamakoro, directrice (1ére à gauche)
Mme KOUNDOUNO Germaine (absente sur la photo) :  elle gère de façon préférentielle la comptabilité de la crèche : perçoit la participation des familles, effectue les achats nécessaires au bon fonctionnement et remet l’argent à la banque.

   – L’équipe d’accompagnement au quotidien des enfants est composée de 3 personnes : Mme PIVI Dede (absente)   Mme FOFANA Maryam (2éme personne au centre) Mme CONDE Diaka (3éme personne à droite)  elles assurent également l’entretien des locaux et du matériel.

LES LOCAUX, LE MATÉRIEL :

Les locaux sont correctement entretenus ; le sol est très abîmé (rappel en juin18 : le sol a été traité par une seule couche de peinture) ; le local cuisine a été équipé d’étagères en plastique pour stocker la vaisselle propre.

Les jouets : beaucoup sont cassés. Le tri a été fait. 4 cartons sont prévus en octobre : ainsi on pourra effectuer le renouvellement. Une grande natte a été achetée pour aménager un coin jeu à l’extérieur. Ce coin a été très vite investi par les enfants et le personnel .En effet, entre la chaleur et le manque de luminosité, la salle de jeu à l’intérieur n’est pas très agréable à vivre. Les ballons ont été renouvelés et ont fait la joie des enfants.

L’AMBIANCE :

J’ai été très bien accueillie. Tout le monde s’est présenté, l’ambiance paraît bonne ; elles disent bien s’entendre.

2 enfants pleurent mais ce sont les nouveaux qui viennent de rentrer sans préparation. Les autres jouent, mangent et dorment à priori sans difficulté

 

 

Cheik a eu un peu de mal, mais au bout de 3 jours il a fait de nets progrès, favorisés par l’achat des ballons ; même s’il reste méfiant, il accepte la relation avec moi ; le personnel m’assure que cet enfant se comporte bien chez lui.

 

ETAT DES OUTILS DE TRAVAIL DE LA DIRECTION :

Elles ont été participatives. A partir de leurs cahiers, j’ai pu approximativement faire quelques relevés.

Inscrits :
nombre d’inscrits en 2018 = 33 enfants

nombre d’inscrits en 2019 de janvier à juin = 44 enfants

 

D ‘après le relevé de présence journalière effectuée par Gnamakoro (depuis octobre 2018 ), on peut évaluer la présence entre 10 et 20 enfants par jour avec une baisse le vendredi . Le plus souvent on est entre 13, 14, 15 ,16 enfants par jour, donc l’encadrement par les 3 personnes aidées par la direction me paraît suffisant.

 

La gestion du personnel :

– Gnamakoro a relevé la présence journalière et les horaires du personnel :
horaire d’arrivée du matin vers 7 H

horaire du soir : elle note 16h15 mais dans les faits, elles partent entre 16h30 et 17h car certaines familles sont en retard. J’ai proposé de décaler un horaire sur les 3, mais elles ne semblent pas gênées et acceptent ces retards (à voir au moment des autres missions), mais ça risque de poser problème à long terme.

– les congés annuels (cf les infos donnés par Mr Sylla) :

le droit aux congés est de 4 semaines par agent ; la direction de la crèche établit la demande pour l’ensemble du personnel. Les congés seront pris à tour de rôle afin d’assurer la continuité de garde des enfants. Cette demande sera validée par le service administratif de l’hôpital. (cf : modèle fait à leur demande).

 

La Comptabilité :

Germaine établit un reçu pour la famille à chaque paiement, puis elle l’enregistre sur le livre comptable.

Sur le registre, elle note le total des dépenses faites dans le mois et garde les tickets de dépense chez elle quand il y en a. Elle paye en numéraires.

 

REUNION entre Dr KEITA, directeur HRK, François CHARLES et  JOSIANE OURLIAC:

LE MERCREDI 12 JUIN :

 

Compte rendu fait au Directeur :

 

L’ambiance paraît bonne ; elles disent bien s’entendre entre elles et avec la direction de la crèche.

Les 3 personnes qui s’occupent des enfants répondent bien aux besoins des enfants ; elles semblent bien adaptées à leur fonction.

Elles n’ont pas de manifestation d’impatience.

La direction a mis en place des outils mais c’est très incomplet pour faire un suivi et une évaluation du fonctionnement.

Proposition de nommer une seule personne à la direction car l’activité ne justifie pas 2 postes. De plus, si on crée l’extension on pourra augmenter le nombre d’enfants et ainsi embaucher une personne supplémentaire.

 

En 2019, il y a eu environ 25 à 30 enfants inscrits (ceci est un chiffre approximatif qui doit être corrigé et affiné après un travail en commun avec la direction).

 

Photographie de la crèche fin mai :

au total 28 inscrits dont 16 hospitaliers

5 étudiantes de l’école de la santé

2 étudiantes de l’ENI (Ecole de formation des enseignants)

6 autres professions de Kankan (femme de ménage, banque , Orange …..)

Au 1er juin, il reste 21 inscrits + 1 entrée. Les étudiantes ont retiré leurs enfants à la fin de l’année scolaire soit au 31 mai. Certaines reprendront peut être au 1er octobre mais rien n’a été dit en ce sens, pas de prévisionnel fait.

 

François demande l’état des finances de la crèche puisque nous n’avons aucune information ; Dr Keita nous renvoie sur la comptabilité hospitalière.

 

Il confirme que la crèche dépend bien du service de pédiatrie (Dr Maurice, chef de service et Mme Nantenin Magassouba, surveillante du service).

Si problème, la direction de la crèche doit les interpeller ainsi que l’administration de l’hôpital si besoin. (cf congé annuel …..)

Il est satisfait des éléments positifs et comprend toutes nos réserves.

Il demande clairement un accompagnement très directif de la fonction de direction avec une mise en place d’outils clairs et précis afin d’évaluer en octobre si les 2 personnes sont adaptées à la fonction de direction ; la décision sera prise à ce moment là. Le Dr Keita met en avant le coté social du travail en Guinée (un salaire fait vivre une famille).

 

MISE EN PLACE des outils de travail pour la formation de la direction de la crèche:

 

Germaine et Gnamakoro ont été demandeuses et participatives dans ce travail. Elles souhaitent qu’on leur montre afin de bien répondre aux exigences de la fonction de direction.

COMPTABILITÉ :

  • registre d’encaissement
  • quittancier (3 volets)
  • cahier de suivi des paiements
  • cahier des reçus de paiements par mois justifiant les dépenses afférentes aux frais d’entretien.

 

ENFANTS :

  • dossier administratif et vaccination
  • registre d’appel journalier
  • registre annuel des inscrits (avec date d’entrée et de sortie)
  • carnet pour noter le nombre de présents par jour et absents (maladie , congé ……)

 

FAMILLE :

  • registre des demandes

 

PERSONNEL :

  • présence journalière
  • demande de congé annuel

 

 

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU MARDI 15 JUIN 2019

 

Cette réunion s’est tenue dans la coursive de la crèche

Etaient présents :
11 familles

4 personnels de la crèche (Dédé en maladie)

Mr Sylla, surveillant général

Mme Magassouba, surveillante de pédiatrie

Dr Maurice, chef de service de pédiatrie

Josiane Ourliac, EDA

Annyck Wostyn, EDA

 

Présentation des personnes.

 

La prise de paroles des familles a été très positive tant envers le personnel que sur l’objectif initial de la crèche. Il y a eu beaucoup de remerciements car

  • les enfants ne sont pas exposés aux infections,
  • les mères travaillent sereinement car elles savent que leurs enfants sont bien pris en charge.
  • c’est une solution de garde qui répond aux besoins des mères seules, des couples qui travaillent : dans les familles, ce n’est pas toujours facile de laisser un tout jeune enfant à garder. « Sans crèche je ne peux pas travailler ».
  • les enfants sont en sécurité.
  • le personnel est à encourager car elles sont très patientes, leur travail est très fatiguant : « Chapeau pour elles » et applaudissements
  • proposition d’une mère d’équiper les lits en moustiquaires. Proposition judicieuse retenue par l’ensemble des participants. La direction de la crèche doit en faire la demande auprès de la direction de l’hôpital.
  • témoignage d’une mère qui vient de confier son enfant à la crèche : on a évoqué la difficulté des enfants et les pleurs. La notion d’intégration progressive ne retient pas leur attention pour le moment.
  • une mère évoque la bonne prise en charge de son enfant et met en avant les activités d’éveil qui ont fait grandir son enfant : « Il se comporte très bien ». Elle fait la comparaison avec ses autres enfants qui ne sont pas venus à la crèche.

 

Prise de parole par EDA :

  • remerciements à l’ensemble des participants
  • présentation du bilan d’activité
  • nécessité d’inscrire entre 25 et 30 enfants à la crèche pour qu’elle devienne autonome grâce aux participations des familles. Ce qui va assurer sa pérennité.
  • l’accueil des enfants des étudiantes est évoqué : il y a une interruption de 4 mois (sortie le 31 mai et reprise le 1er oct) ; les enfants ont été retirés de la crèche, mais les familles n’ont pas prévenu la direction et parfois n’ ont pas payé la participation ; si toutefois il y a une nouvelle demande, la direction va exiger le paiement des sommes dues et réintégrera l’enfant s’il y a de la place ; la priorité d’ accueil est réservée au personnel de l ‘hôpital.
  • perspective impérative: l’autonomie financière qui va permettre la continuité de la crèche.

 

Prise de parole de Mr SYLLA :

Il remercie les mamans qui ont eu le courage de laisser leur enfant à la crèche et EDA .Il félicite le personnel.

Dicton énoncé :

« Quand on te lave le dos, il faut te laver le ventre «

Dr MAURICE et Mme MAGASSOUNA n’ont rien ajouté

Fin de la séance autour d’un jus d’orange offert par EDA

 

 

 

 

 

 

BILAN DE RESTITUTION  AVEC L’ÉQUIPE DE LA CRECHE : VENDREDI 21 JUIN 2019

L’équipe est satisfaite et dit avoir progressé

Le bureau de la direction a été rangé. Le stockage est fait dans l’armoire pour dégager et libérer de la place au sol ; les chaises des enfants ont été rangées dans un coin du dortoir. La porte du bureau a été enlevée : il faut expérimenter et voir si cela est plus pertinent pour gagner de la place ; si besoin de remettre la porte, elle est rangée dans l’atelier.

Reste à prévoir un coin de rangement pour les vêtements du personnel.

 

Elles ont souhaité remettre la table de change car c’est plus pratique et moins fatiguant pour elles que de faire le change au sol (mal au dos) ; on a bien abordé les conditions de sécurité de l’enfant avec l’ensemble de l’équipe ; elles y changent de préférence les petits enfants, les plus grands sont nettoyés dans la bassine au sol.

 

La direction semble avoir bien compris l’utilisation des outils. Ce sera à vérifier lors de la prochaine mission.. à voir si elles viennent en aide si besoin dans le travail auprès des enfants.

 

A ce jour il y a très peu de pleurs à la crèche. Les familles sont bien accueillies le matin ; le soir il y a quelques retards : le rappel de la règle est fait mais parfois un peu raide. On a affiché les consignes destinées aux familles.
Le personnel arrive le matin vers 7 h et part entre 16h et 17h, le plus souvent, ce sont les directrices qui partent en dernier.

Les pratiques auprès des enfants sont satisfaisantes mais une mission plus centrée sur cet objectif me semble pertinente, d’autant plus qu’elles sont à l’écoute et ont un savoir être bienveillant avec les enfants.

Un suivi de l’état budgétaire recettes-dépenses est en cours d’amélioration.

 

EXTENSION DE LA CRECHE

Aux dires de tous les interlocuteurs, la fréquentation de la crèche va aller rapidement croissante et dépasser le nombre fatidique de 25 enfants accueillis chaque jour. L’extension des locaux est donc une priorité : l’architecte a été sollicité, a établi plusieurs plans en fonction des besoins exprimés par l’équipe et soumis un devis (en annexe)

La réunion du bureau, positionnée le 4 juillet, aura à valider plan et devis. Si tel est le cas, les travaux pourront commencer très rapidement.

 

Tous les intervenants du sud et du nord au niveau de cette crèche remercient infiniment les partenaires financiers qui ont permis cette réalisation et ce succès :

Fondation Pierre Fabre

ONG LA PEREGRINA

Les souscripteurs et les donateurs privés

Et pour l’extension :

La Fondation Notre Dame

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